議事録AIはどれを選ぶ？Teams・Google Meet・Zoom別のおすすめと比較

この記事の要点

• まずは今の会議ツールで使える記録・要約機能を確かめる。
• 文字起こしとAI要約は別機能で、契約や設定によって使える範囲が違う。
• 専用ツールは、確認・共有までの手間が減るかで追加を判断する。

会議は終わったのに、議事録を整える仕事が残っている。内容を早く共有したくても、書き起こしや担当者の確認に会議以上の時間がかかるとかありますよね。

そんな面倒な業務も、AIを導入すると想像以上に効率が上がり「もっと早く導入したらよかった。」と感じるはずです。

議事録AIを選ぶときは、新しいサービスを探す前に、今使っている会議ツールの機能を確かめると候補を絞りやすくなります。ただし、会話を文字にする機能と、要点をまとめるAI機能は別です。契約と管理者の設定によっても、使える範囲が変わります。

ここではTeams・Google Meet・Zoomでできることを比べ、専用ツールを足すと役立つ場面や、自社の書式に整える方法まで紹介します。オンラインと対面が混在する場合も含め、議事録を共有するまでのどこに手間が残っているかを考えてみましょう。

議事録AIは今の会議ツールから選び始めよう

いつもの会議画面から文字起こしや要約を使えれば、録音ファイルを別のサービスへ移す作業を減らせます。まず確認したいのは、今の契約でどこまで使えるかと、必要な人に記録を共有できるかです。

内蔵機能で十分かどうかは、文字起こしの精度だけでは決まりません。議事録を確認して配るまでの流れに沿って、次の項目を見ておくと判断しやすくなります。

特に、誰が話したかを分ける「話者分離」は、担当者を確認するときに関わります。発言が別々に分かれていても、実名まで正しく付くとは限りません。会議室のマイクを複数人で使う場合などは、話者の取り違えがないかも試します。

参加者の表示名を議事録に使うサービスでは、ニックネームのままだと共有前に直す手間が残ります。試用の段階で表示名や参加方法もそろえておくと、実際の運用に近い条件で比較できます。

• 文字起こし：会話の音声を文字にすること。聞き間違いや抜けがないか確認が必要。
• 話者分離：音声から発言者を区別すること。実名の特定とは別の処理。
• 要約：発言内容から要点を短くまとめること。一言一句の記録ではない。

TeamsのAI要約はCopilotとTeams Premiumが候補

Teamsで議事録を作るなら、まず文字起こしを使える契約か、管理者が利用を許可しているかを確認します。文字起こしがあれば、録音をすべて聞き直す代わりに、発言の内容をテキストで確認できます。

要点や次の作業をAIで整理する段階では、ライセンスの確認がもう一つ必要です。インテリジェントな振り返りは、Teams Premiumまたは対象のCopilotライセンスで利用する機能です。Microsoft 365 Copilotだけが選択肢ではありません。前提となるTeams契約や設定は、Microsoftのライセンス・設定の案内で確認できます。

一方、会議内容について「未決の議題は何か」などと質問したい場合は、Copilotの使い方を検討します。会議後に発言内容について質問するには、文字起こしが残っている必要があります。会議中だけ使う設定との違いは、Teams会議でのCopilotの公式説明にまとめられています。

記録を残せても、後から読む人が開けなければ共有の手間は減りません。録画や文字起こしは、通常の会議では主催者のOneDrive、チャネル会議ではSharePointに保存されるため、社外参加者を含めた閲覧範囲も確認します。例外や詳細は保存先とアクセス権の公式案内を参照してください。

Teams内で確認・共有まで済むなら、まずはその流れで試すのがおすすめです。外部ツールを足すかは、自社書式への整形や、Teams以外の会議をまとめる手間がどれだけ残るかで判断できます。

Google Meetは発言の記録とGeminiのメモを使い分ける

Google Meetでは、映像を残す録画、発言を文字にする文字起こし、要点を整理するGeminiのメモを区別すると、必要な機能を選びやすくなります。「議事録がほしい」場合でも、後から何を確かめたいかによって組み合わせが変わります。

文字起こしは、会話をGoogleドキュメントとして残す機能です。日本語にも対応していますが、対応するWorkspaceエディションや管理者の設定が必要です。対象はGoogle Meetの文字起こしの公式案内で確認できます。

Geminiの「メモを取ってもらう」は、会議の要点を文書にする機能です。日本語に対応しており、対象のWorkspaceエディションなどが必要になります。文書は主催者のGoogle Driveに保存されます。利用条件と共有の扱いは、メモ機能の公式ヘルプを確認してください。

要約は読みやすさ、文字起こしは内容を確かめるための材料と考えると、使い分けがはっきりします。要点だけで足りる定例会議もあれば、発言をさかのぼれる記録が必要な会議もあります。どちらも誤りや抜けはあり得るため、重要な数字や合意内容は担当者が確かめます。

共有先は、文書が作られた後ではなく、試す前に確認しておきたい項目です。社外の参加者へ渡してよい内容か、会議の招待者と議事録の閲覧者を同じにしてよいかも分けて考えます。

Meetの記録を社内の共有方法に合わせて扱えれば、専用ツールを追加せずに済むかもしれません。別の会議サービスや対面の記録も多い場合は、保存先や検索の仕方をそろえられるかが次の判断になります。

Zoomはミーティング要約の利用条件と共有先を確認

Zoomを使っている会社では、ミーティング要約が最初の候補になります。公式ヘルプでは「AI Companionによるミーティング要約」として案内されている機能で、会議の内容を短くまとめて共有できます。

Zoomの公式案内では、対象の有料Zoom Workplaceプランに会議要約などの基本AI機能が追加料金なしで含まれるとされています。ただし、すべての契約・地域・利用環境で同じ条件になるわけではありません。基本AI機能と対象プランについての公式説明と、自社の契約内容を照合します。

利用できる契約でも、管理者の設定で機能が無効になっている場合があります。会議ごとに開始するのか、自動で開始するのか、要約を誰に共有するのかも確認しましょう。設定の詳細はミーティング要約の有効化・無効化の案内にあります。

要約を使う際に見落としやすいのは、会議自体で決まっていない内容です。担当者や期限が曖昧なままだと、要約にも必要な情報がそろわなかったり、誤った内容で補われたりすることがあります。「誰が、いつまでに」を会議の最後に確かめると、人が議事録を確認するときの基準になります。

外部ツールを足す前には、Zoomの現在の共有・検索・連携機能で足りるかも見ておきます。自社で使うタスク管理ツールへの転記など、具体的に残った作業があるときに追加を検討すれば、機能が重なる契約を避けやすくなります。

オンラインと対面の記録を同じ形にそろえるには

社内はTeams、取引先とはZoom、対面の打ち合わせもある。会議ごとに記録の残り方が違うと、後から探すたびに保存先を思い出すところから始まってしまいます。

この場合、先に決めたいのは製品ではなく、議事録に残す項目と保存先です。専用ツールへまとめる方法もありますが、既存の文字起こしを共通の書式に整えるだけで済むこともあります。

専用ツールは同じ録音で比較する

候補には、Notta、Otolio（旧スマート書記）、Rimo Voiceなどがあります。対応する録音方法や連携先はそれぞれ異なるため、名前だけで優劣を決めず、必要な条件で候補を絞ります。

たとえば、利用を許可された同じ録音を各候補で試し、社名の聞き取り、担当者と期限の抽出、共有までにかかる手間を比べます。文字起こしがきれいでも、社内書式へ直す作業が多ければ、その時間も評価に含めます。

まずは文字起こしを社内書式に整える

生成AIを既に使っているなら、文字起こしを共通の書式に整えるところから試せます。録音ファイルを直接扱えるかはサービスや機能によるため、どのAIでも録音を渡せば全部できる、とは考えないようにします。

指示は、たとえば次のようにします。材料には、入力が認められた文字起こしと、社内の議事録の見出しを用意します。

保存やタスク登録まで自動で進めたい場合は、AIエージェントやワークフロー連携が次の候補になります。必要な連携機能、権限、費用は別途確認し、他のシステムへ書き込む前に人が承認する段階を設けます。生成AIを契約しているだけで、すべての連携が追加費用なしで使えるわけではありません。

どの方法でも、録音やAIによる処理について参加者へ事前に説明し、社内規程や取引先との取り決めに沿って同意を得る運用にします。自動で通知が出る機能でも、必要な説明まで済んだと考えないことが大切です。

【FAQ】議事録AIの導入でよくある疑問

方言や社内の専門用語も正しく聞き取れる？

聞き取りの精度は、音質、話し方、用語、サービスによって変わります。辞書登録などの補助機能がある場合は試しつつ、実際に使う社名や商品名を含む録音で確認します。認識が苦手な言葉は、担当者が確認する項目として残しておくと運用しやすくなります。

対面会議で声が重なってしまうときはどうする？

まずはマイクの位置と録音状態を見直します。大きな会議室では端末一台で全員の声を拾えないこともあるため、利用する機器や録音方法を会議室で試します。話者の取り違えが残る場合は、発言者が分かるメモを補い、AIの文字起こしだけで担当者を確定しないようにします。

議事録AIを入れたら担当者はいらなくなる？

作成の手間は減らせても、決定事項や共有範囲を確認する担当者は必要です。会議中のメモをすべてやめるのではなく、重要な合意や修正箇所を押さえ、AIの下書きと照合する役割へ変えていくとよいでしょう。

一回の会議で共有までの手間を比べてみよう

候補が決まったら、まずは定例会議など一つの会議で、記録から共有までを通して試します。測るのは文字起こしの速さだけでなく、確認・修正・配布を含めて担当者が使った時間です。

内蔵機能で負担が減れば、その方法を何回か続けて確かめられます。まだ書式の修正や転記に時間がかかるなら、残った作業に合う機能を足していきましょう。生成AIの仕組みや情報の扱いから確認したい場合は、生成AIの入門ガイドも参考にしてください。